Beszámoltatás 2.

Előző számunkban a helyes vezetői viselkedés megalapozásával foglalkoztunk, ideje rátérnünk a beszámoltatás alatt történő konkrét párbeszédekre.

A téma kapcsán felmerülő főbb kérdések:

– Milyen gyakran? Kikkel?

– Mennyi ideig tarts

on?

– Mit kell kérdeznem?

– Legyek komoly és szakmai vagy belefér egy kis személyes beszélgetés is?

– Milyen eszközöket használtassak az embereimmel?

&

Első és legfontosabb dolog meghatározni a beszámoltatás célját. Ezt a célt egy vezetőnek rendszeresen nyíltan kommunikálnia kell. Az üzletkötőknek meg kell érteniük és el kell fogadniuk ezt a célt, különben a beszámoltatás örök szembenállást fog okozni.

Ha a célkitűzést minden résztvevő kölcsönösen elfogadja, akkor az előző bekezdésben feltett kérdésekre könnyű válaszolni.

A napi beszámoltatás egyetlen célja a folyamatos munka, a napi aktivitás ellenőrzése, az üzletkötői kontroll megtartása érdekében.

Milyen gyakran?

A beszámoltatásnak 2 fő típusát különböztetjük meg: az egyik a napi szintű, a másik az időszakonkénti beszámoltatás.

A naponta történő beszámoltatás célja a folyamatos aktivitás ellenőrzése kell legyen. Ebből következően kitalálhatjuk kiknél kell(ene) kötelezővé tenni és kik azok az üzletkötők, akiknél elhagyhatjuk ezt.

A kezdő üzletkötőknél (0-6 hónap) a jó szokások kialakításának érdekében mindenképpen javaslom a napi gyakoriságú beszámoltatás alkalmazását. A munkamódszereink, az elvárások kommunikálása és az együttdolgozás szabályainak kialakítása érdekében még a biztosítási szakmában dolgozó új kollégáknál is szükséges a napi találkozás.

Az időszakonkénti meghallgatás gyakorisága vezetőnként és értékesítési csapatonként változhat.

Lehet heti, kétheti, havi rendszerességű. Célja az időszak alatt elért eredmények értékelése, értékesítési irányok és fejlesztési programok kijelölése.

&

(Az alábbi példaszituációk, kérdések erősen építenek az értékesítést támogató eszközök használatára. Kezdetben túlzott adminisztrációnak tűnhet 2-3-féle eszköz kitöltetése, viszont aki használja, már rövid idő alatt láthatja óriási hasznát.)

&

Milyen eszközöket várjunk el napi használatra?

Határidőnapló Ez a leggyakrabban használt kiegészítő, valamilyen formáját minden, folyamatos munkát végző értékesítő használja. Ajánlom egy hetes intervallumot mutató napló használatát.

&

Telefonálási vagy egyéb kapcsolatfelvételt mutató statisztika

Ez egy elég nehezen bevezethető, ám a vezetők számára annál hasznosabb elem.

Igazi értéke akkor jelentkezik, ha az üzletkötő mindig ezt használja és hosszútávú elemzésekre is alkalmassá válik.

&

(Fontos! Ha kitalálunk a saját ízlésünknek megfelelő, működtethető eszközt, ne hagyjuk, hogy az üzletkötő más formában adja le jelentését.)

&

A jól használt támogató eszközök megkönnyítik és felgyorsítják a vezető munkáját. Könnyebb a lényeges dolgokra koncentrálni és így a fontos és jó kérdések egy részét elég csak magunkban feltenni. Erre a beszélgetésnél nagyon figyelni kell, nehogy hiteltelennek és következetlennek tűnve veszítsünk vezetői presztízsünkből.

Pl.:

Manager: – Sikerült felhívni azt a 30 ügyfelet, amiben tegnap megállapodtunk?

Üzletkötő: – Ott van előtted a statisztika, amibe vezetnem kell, minek kéred, he meg sem nézed?

Manager: – Holnap hány tárgyalásod lesz?

Üzletkötő: – Nézd meg! Be van írva minden a határidőnaplómba, ahogy kérted. Csak fölösleges adminisztrációt csináltatsz velünk?

&

Ezek a helyzetek elkerülhetőek, ha azok a fontos kérdések, amik látszanak a papírokból nem hangzanak el, esetleg visszajelzésként megemlítjük őket.

&

Pl.:

Manager: – Látom sikerült 30 ügyfélből 28-at elérned és 10 időpontot egyeztettél, ez nagyon jó arány.

&

Manager: – A holnapi két tárgyalás mellé szeretném, ha egyeztetnél még egyet.

Látható, hogy gyorsabb, tartalmasabb a szakmai beszélgetés és a vezetői presztízs nem vész el közben.

&

Kérdések

A napi beszámoltatásnál szóbajövő kérdéseket három csoportba lehet sorolni.

Az első a „rossz kérdések” csoportja, amit semmiképpen sem szabad feltenni.

Rossz kérdések

– Mit csináltál tegnap?

– Milyen volt a napod?

– Milyen volt a tárgyalás?

– Szerinted elég ennyi tárgyalás?

– Miért nem egyeztettél többet?

– …

&

Második csoportba a ún. „belső kérdések” tartoznak. Ezek fontos kérdések, de nem kérdezem meg őket, mert a beszámoltatásnál használt eszközök segítségével látnom kell a választ.

Belső kérdések

– Hány tárgyalásod valósult meg tegnap?

– Hány tárgyalásod lesz ma?

– Hány tárgyalásod van egyeztetve a hétre?

– Hány ügyféljelöltnek telefonáltál?

– Milyen hatékonysággal telefonálsz? (Tárcsázás, elérés, egyeztetés)

– A megbeszélt telefonálási számok teljesültek-e?

– …

&

Nem az a cél, hogy beszéltessem, hogy hosszú beszámolót hallgassak.

Nem az a cél, hogy felolvassák a jelentést.

Nem az a cél, hogy megszégyenítsem és leszidjam.

Nem az a cél, hogy kifogásokat hallgassak és megtanítsam kifogást gyártani.

Cél a megfelelő aktivitás ellenőrzése!

Cél, hogy együttműködésre és munkára vegyem rá az embereimet.

&

A harmadik csoportba a „jó kérdések”-et soroljuk, amelyeket fel lehet és fel is kell tenni az eredményes ellenőrzés érdekében.

&

Jó kérdések

A Határidőnapló kiválóan vezetheti a beszélgetés fonalát:

– A mai első tárgyaláson készült-e igényfelmérés? Milyen megoldást fogsz javasolni?

– Lesz folytatása a ma délelőtti tárgyalásnak? Mikor? (Napi beszámoltatáson nincs idő, hogy elmesélje, mi történt a tárgyaláson, itt csak egy dolog érdekel üzleti szempontból: lesz-e folytatás, illetve üzlet belőle.)

– Kértél ajánlást? Hányat kaptál?

– Milyen munkát végeztél még, ami nincs a határidőnaplóba beleírva?

– Mit fogsz még csinálni, ami nincs a határidőnaplóba beleírva?

&

Telefonos statisztikát nézve rengeteg belső kérdés elhangzik, de a válaszokat, mi magunknak is meg tudjuk adni.

A helyzet az, hogy végig kell nézni a fontos kérdéseket, de ehhez nem kell kérdezni semmit. Összegző kijelentéseket tehetünk, amivel nyugtázzuk az elvégzett munkát és levonjuk a következtetéseket a látott számokból.

&

Zárókérdés

Ne felejtsük el, hogy pozitív motivációval jobb eredményt lehet elérni és biztosítsuk támogatásunkról kollégáinkat:

– Van-e valami, amiről nem beszéltünk és segítséget szeretnél kapni?

&

A beszélgetés mindig záruljon megállapodással, amit lehetőség szerint mindkét fél írjon fel.

Pl. A hétre még négy tárgyalás egyeztetése holnap 11 óráig.

&

Ezek a feladatok, megállapodások legyenek konkrétak, mérhetőek és persze elérhetőek. Ne elégedjünk meg a „Többet fogok dolgozni” típusú ígéretekkel vagy a „Hétvégéig kötni fogok” mézes madzaggal.

Egy korrekt megállapodás mindig megfelel a három „bűvös” kérdésre: Mit? Hogyan? Mikorra?

Pl.:

Mit? Plusz négy időpont

Hogyan? Telefonon 30 ügyfél elérésével

Mikorra? Holnap 11-ig

&

&

Milyen témát kerüljünk a napi beszámoltatás alatt?

&

Ha valóban mindennap megtartjuk rövid, 5 perces beszámoltatást embereinkkel, sok rossz kérdés eleve fel sem merül.

Ne kezdjünk tanácsot adni és ne oldjuk meg a problémáját egy perc alatt!

A leggyakoribb típushiba a napi beszámoltatás alatti fejlesztés elkezdése (emiatt nyúlik el a beszélgetés) és az eredmények menedzselése.

  1. Ilyen rövid idő alatt nem lehet a valódi problémát feltárni. Az egymondatos sztereotip válaszok, jótanácsok nem igazán hitelesek és ami még rosszabb, nem hasznosak.
  2. Se a hely, se az idő nem alkalmas a megoldásra.

Rögzítsük írásban a kérdést, kérést vagy problémát és adjunk későbbre időpontot, mikor van időnk foglalkozni emberünkkel.

(Létezhet olyan helyzet is, amikor több üzletkötő hasonló problémát vet fel, őket akár ugyanarra az időpontra is behívhatjuk.)

Pl.:

Üzletkötő: – Felhívok mindennap 30 embert, de elég rosszul megy a telefonálás.

Manager: – 10-ig befejezem a beszámoltatást, 10.30-11.30-ig tudok veled foglalkozni. Megnézem a szövegedet, meghallgatlak. Jó lesz így?

&

Ne beszéljünk eredményekről!

Az eredményre való várakozást nem lehet menedzselni. Aki beleesett már ebbe a csapdába, az tudna mesélni a csalódott tehetetlenségről; egész héten bízott az üzletkötőjében és a hétvégén mégsem született meg a szerződés.

Állítsunk fel olyan követelményrendszert, amiben hiszünk, hogy eredményre vezet és a megtett munkát kísérjük figyelemmel. Még akkor is, ha nem mindig sikerül a tervet teljesíteni, van hova nyúlni vezetői kézzel és ha van aktivitás, akkor van értelme a fejlesztésnek is.

&

Miért nem…?

Általában az így kezdődő mondatokkal kifogást gyártani tanítjuk üzletkötőinket. Azt várjuk, hogy mondjon valami indokot, holott valójában nem az érdekel minket, miért nem csinálta meg ezt vagy azt.

Ha sokszor ilyen kérdést teszünk fel, válaszadónk egy idő után pontosan tudni fogja, mit kell majd mondania ahhoz, hogy a nemteljesítését mégis elfogadjuk.

&

Szándékosan hagytam a végére egy fontos kérdést, amin megoszlanak a szakmai vélemények is.

A beszámoltatás elején szükség van-e feszültségoldó, baráti beszélgetésre?

Sokan azt vallják, hogy emberibb hangnemet tudnak megütni, ha az elején megkérdeznek néhány személyes dolgot is. Ez valóban fontos lehet, ha valamilyen problémája van kollégánknak, amiről nem tudunk és mielőtt bármilyen szakmai beszélgetés elkezdődne, ezt ismernünk kell.

A másik oldal szerint a reggeli kávézás közben a konyhában, vagy a ház előtti cigarettázás alatt van helye a baráti hangvételű beszélgetésnek.

Amint a kolléga átlépi a beszámoltatást végző vezető szobájának küszöbét, nincs bizalmaskodás, könnyed cseverészés. Csak egy dologról lehet beszélni: az üzletről.

&

Különböző vezetési stílusokkal is lehet hosszútávon eredményeket elérni, ezért koncentráljunk a közös momentumokra, ami ebben az esetben a kitartás, következetesség és kiszámíthatóság.

Bízom benne, hogy a fenti elvek betartása általánosan elfogadható minden biztosítási kultúrában és a kedves kollégák eredményesen alkalmazni is tudják.

&

Következő számunkban az időszaki értékelő beszélgetés témaköreit boncolgatjuk majd rovatunkban.
Addig is, eredményes, hatékony beszámoltatást!

&

&

&

&

& sverige casino

Print Friendly, PDF & Email

Hozzászólás beküldése

*